사회생활을 하다보면 공문서를 작성할 일이 생기곤 합니다. 그런데 문서 자체가 공적이다보니 아무래도 조심스럽게 제대로 쓰고 있는지 확신을 느끼기 어렵습니다. 공문서 작성법을 익혀두었다면 좀 더 손쉬웠을까? 생각하게 되죠.
공문서 작성법도 시대의 변화에 따라 조금씩 변화하므로 이에 대한 업데이트가 필수적입니다. 문서 자체가 간소화되고 효율성을 높히기 위한 작성방법에 대해 배워보도록 하겠습니다.
공문서란?
공문서의 반댓말은 사문서입니다. 공문서 중에 특히 공증인, 법원사무관 등이 공증문구를 붙여서 작성한 것이 공정문서입니다. 또한 행정기관 내부 또는 상호간 대외적으로 공무상 작성 또는 시행하는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 공문서라고 합니다. 후자가 더 일반적인 의미라 하겠습니다.
공문서 위조죄의 경우 형법상 최대 10년까지 교도소형이 처해질 수 있습니다. 반면 사문서 위조는 5년 이하의 징역형 또는 천만원 이내의 벌금형이 처해질 수 있기에 공문서위조가 사문서위조죄보다 처벌이 엄한 것을 알 수 있습니다.
공문서 구성요소
공문서의 대표적인 형태는 기안문과 기행문입니다. 이 둘의 문서는 크게 두문, 본문, 결문으로 구성되어 있습니다. 두문엔 발신기관명, 분류기호 및 문서번호, 시행일자-보관일자, 수신란-경유, 수신, 참조가 포함됩니다.
본문엔 제목과 내용, 첨부물 표시, 결문엔 발신명의와 수신처랑이 기재됩니다.
행정안전부 작성법
공문서 작성법은 일반 문서와 다소 차이가 납니다. 행정안전부에서 공문서 작성법에 대해 배포한 내용을 참고하자면 공문서 작성을 쉽고 편하게 개선하는 데에 목적이 있습니다. 불필요한 낭비를 피하기 위해 기안문서 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작합니다.
공문서 작성 항목의 구분 역시 달라졌습니다. 문서에서 둘 이상의 항목을 나열할 때가 많은데 이때 항목을 순서대로 표시하되 경우에 따라서 특수기호로도 표시할 수 있게 되었습니다.
첫째 항목 기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작해야 합니다. 둘째 항목부터는 상위 항목보다 2칸씩 띄어놓고 시작합니다. 항목이 한 줄 이상이라면 항목 내용의 첫번째 글자에 맞춰 적습니다. 항목기호와 내용 사이에 한 칸을 띄어야 합니다. 드물게 하나의 항목 뿐이라면 항목기호는 적지 않습니다.
대통령령에 의한 작성방법
대통령령과 행정안전부령으로 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙을 살펴보면 공문서 작성법을 익히는데 도움이 됩니다. 문서는 한글로 작성하되 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있습니다. 또한 특별한 사정이 없다면 문서는 가로로 작성합니다.
문서의 내용은 갈결하고 명확하게 표현하면서 일반회되지 않은 약어, 전문용어를 피합니다. 숫자는 특별한 사유가 없는 한 아라비아 숫자로 쓰고, 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되 연,월,일 글자 생략 후 그 자리에 마침표를 찍어 표시합니다. 시간은 24시각제로 표시하고 시, 분 글자는 생략 후 그 자리에 쌍저을 찍습니다.
문서 작성의 용지는 특별한 사정이 없다면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지를 사용합니다. 그 외의 작성법은 행정안전부령에 정해 있습니다.
공문서의 조건
공문서가 효과가 있으려면 만족시켜야 할 조건이 있습니다. 우선 정당한 권한이 있는 사람(공무원 등)이 작성한 문서여야 합니다. 가장 기본적인 조건입니다. 그 다음 최종 결재권자의 결재를 받아야 효력이 있습니다. 마지막으로 직무 범위내에서 공무상 작성한 것이어야 합니다.
효력 발생시기
공문서의 조건을 충족한 경우 명확하게 정해진 수신자에게 공문서가 도달한 순간 효력이 발생합니다. 만약 수신자가 명확하지 않을 경우에는 공지를 위한 공고문서로서 고시 또는 공고가 있는 있는 날에서 5일 경과 후 효력이 발생합니다.
공문서 작성법에 대해 배워보았는데, 우리 상식선에서 크게 벗어난 부분은 없어 보입니다. 아마도 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙의 목적이 그러하기 때문일 것입니다. 한 번 익혀두면 이후엔 참고하여 좀 더 수월하게 작성할 수 있습니다.
